Mdoc ESDH

At få samlet alle organisationens dokumenter i ét system kan være en stor udfordring.

Det er netop det Mdoc ESDH tager hånd om.

Mdoc ESDH gør det det let at holde styr på oplysninger og dokumenter, fordi programmet skaber overblik over dokumenternes identitet, navn, placering, version m.v. På den måde sikrer Mdoc ESDH vidensdeling i
organisationen, så også gamle dokumenter – evt. fra tidligere medarbejdere – bliver umiddelbart tilgængelige

Mdoc ESDH har i mange år sikret brugerne fremtidssikrede løsninger, blandt andet med en e-mail integration, der sikre fælles arkivering af modtagne og sendte e-mails i en struktureret form. Mdoc ESDH er kendt for sin lette brugertilgang, der ligger sig op af Microsofts stifinder. Dette betyder, at brugerne hurtigt tager systemet til sig.

Mdoc ESDH samler alle organisationens dokumenter i ét system og håndtere alle typer af dokumenter, tekster, billeder, tegninger, e-mails, scannede filer m.v.. Samtidig har Mdoc ESDH en unik integration til organisationens øvrige filer – Mdoc tilbyder visning af mere end 250 forskellige fil-formater

  • Stor brugervenlighed
  • Hurtig genfinding af alle dokumenter
  • Integration med andre systemer
  • Få løst problemerne

I forbindelse med oprettelse af nye dokumenter kan man vælge at anvende skabeloner, der på forhånd er oprettet til brug i Mdoc. Med skabelonerne sikre man brugerne en ensartet opsætning af breve, referater m.v. Samtidig sparer medarbejderne tid med at opsætte dokumenter, da metadata fra Mdoc  automatisk bliver indsat via Mdoc Office integration.

Arkiveringsfunktionen af e-mails i Mdoc  er en af brugernes favorit-funktioner. Her sikres arkivering af indgående / udgående e-mails på en let og overskuelig måde. Samtidig arkiveres vedhæftede filer i en valgfri struktur og håndteret af Mdoc’s eget referencesystem, således man altid kan finde frem til den e-mail, man modtog dokumentet med. Mdoc tilbyder endvidere sags genkendelse gennem e-mail arkivering og har indbygget e-mail-viewer med integration til Mdoc metadata.

Søgefunktionerne i Mdoc er ganske unikke. Man kan søge på flere måder:

  • Alm. Kikkert-søgning
  • Søg via kort
  • Søgning via blå arkiver
  • Fritekst søgning (synonym, relaterede….)

Man kan gemme sine søgninger, og man kan søge videre i en allerede foretaget søgning.

Afhængig af sikkerhedsniveau kan Mdoc opsættes til at håndtere rettighedsstyring af mapper/dokumenter. På den måde sikres det, at kun de brugere, der har adgang til et givet dokument, ser det. Samtidig kan man anvende kryptering af data, således de enkelte handlinger på dokumentet, bliver logget i Mdoc. Mdoc anvender som udgangspunkt AD som sikkerhedssystem. Derudover har Mdoc mulig for at anvende forskellige sikkerhedslag. Det betyder i praksis, at man i samme mappestruktur kan have filer, der først bliver synlige, hvis man har de rigtige rettigheder til at se de pågældende dokumenter. De enkelte sikkerhedslag er repræsenteret ved forskellige farver.

Mdoc kan tilbyde dynamiske opslag i andre databaser. Det betyder, at man kan hente data, der er relaterede, til det givne dokument. Ligeledes tilbyder Mdoc adresse/sagskartotek direkte i Mdoc brugerfladen. Mdoc kan anvendes til håndtering af forskellige kontaktdatabaser (firma, brugerkontakter) og sags/projektdatabaser.

Mdoc kan man navigere i arkivstrukturen gennem sags- og dokumentstrukturen via gule arkiver.  Gule arkiver kan underopdeles med mapper, som beskriver organisationsenheden. Samtidig kan der tilknyttes en dokumentoprettelses funktion, der sikre en ensartet struktur i alle sager / organisationsenheder. Dette sikre, at man kun har mapper repræsenteret, der rent faktisk indeholder dokumenter.

Mdoc logger som standard hændelser i brugen af et dokument i et historikfelt. Dette kan udvides med logning vha. kryptering- og rettighedssystemet i Mdoc.

 

Mdoc ESDH Brochure (PDF)